Правдивые данные о проектном менеджменте

Это обширная технология, в которой скрыты ответы на многие серьёзные вопросы, съедающие внимание, сердца и души бизнесменов. Источник этой технологии — Л. Рон Хаббард.

Обратимся к определениям слов и истории. В большинстве словарей русского языка «источник» определяется как «то, что дает начало чему-л., служит основанием чего-л., является тем, откуда исходит, берется, черпается что-л.» Это определение из словаря Ушаковой, оно в точности повторяется во многих других.

Слово «технология» значит «методы применения науки или искусства в отличие от самой науки или искусства». Так вот, административная технология Хаббарда не просто является самой обширной из когда-либо созданных на планете (2500 практических инструкции по менеджменту). Она так же является первой из когда-либо созданных технологий управления, охватывающей все части структуры предприятия и все принципы, необходимые для управления компанией любого вида деятельности и любого размера. Если кто-то не готов этому поверить — это его личное дело, однако я предлагаю прежде ознакомиться с этими материалами подробно.

Однако, вернёмся к тактическому планированию.

Сейчас уже обычными терминами в управлении являются «проектное управление», «менеджер проектов», и т.д.. Проектное управление вышло из светлых голов американских программистов, впервые поставивших эксперимент с алгоритмизацией производственной деятельности в 1956 году, что официально считается датой зарождения проектного менеджмента. Правда, к этому времени организация Хаббарда уже в течение пяти лет успешно управлялась по проектам (и до сих пор управляется, увеличивая производство в два-три раза ежегодно).

Л. Рон Хаббард обозначал разницу между программами и проектами (чего не делает современный менеджмент, снижая из-за этого непонимания свою эффективность).

Программа — это последовательность шагов и мероприятий, направленных на реализацию плана. А план — это просто широкомасштабное описание в общих чертах того, как мы планируем достигать цели. Это как сочинение на тему «Как мы планируем провести летние каникулы». Идея, подвергшаяся разработке и описанная широкими мазками с учётом целей и имеющихся ресурсов. Программа — это план, представленный в виде последовательности выполнимых задач, одна за другой.

Я приведу вам пример реальной программы, выполнение которой я планирую начать через пару часов.

Цель: получить максимальное удовольствие от общения с собственной женой сегодня вечером.

Ресурсы: есть деньги, машина, рабочий день кончается в 19.00.

План: сходить в кино, поужинать в ресторане, погулять по ночной Москве.

Программа будет следующая:

Выбрать фильм и кинотеатр, определиться со временем сеанса, согласовать с женой.
Выбрать ресторан и убедить жену пойти в него, приняв её мнение во внимание.
Позвонить в ресторан, заказать самый лучший столик заранее, и чтобы на него поставили её любимые цветы в качестве сюрприза.
Помыть машину.
Придумать место для прогулки поромантичнее.
Закончить все дела к 19.00, отложить все форс-мажоры на завтра и пусть всё огнём горит.
Заехать за женой на чистой машине, пусть все завидуют.
Вовремя доехать до кинотеатра и посмотреть интереснейший фильм.
Головокружительно вкусно поужинать в ресторане.
Погулять в своё удовольствие, пока спать не захочется.
Конец программы.

Если реализовать только указанные мероприятия, то план будет выполнен, а цель достигнута, видите?

Так вот, проект — это последовательность шагов по реализации одного шага программы. Ведь какие-то шаги программы, хоть и понятны, могут включать в себя много действий.

Например, шаг 2 может занять много времени из-за переговоров. Потребуется применять искусство заключения сделок. Для того, чтобы сделать выбор, нужно залезть в интернет, найти предложения, осознать, понять чего я сам хочу. И потребуется страховочный вариант на случай, если шаг 3 даст осечку. Определённо шаги 2 и 3 достойны составления проекта.

Итак, проект по шагам 2 и 3 программы принимает следующий вид:

Вспомнить все любимые рестораны.
Залезть в интернет на ресторанные сайты, посмотреть на предложения, выбрать лучшие по отзывам, интерьеру и регалиям шеф-повара.
Выбрать, чего больше хочется и пару запасных вариантов.
Сделать список из понравившихся ресторанов с телефонами.
Позвонить предварительно по выбранным, узнать где ещё не заняты самые лучшие столики. Заказать.
Заранее продумать возможные возражения жены и наилучшие ответы на них.
Позвонить жене и уговорить в принципе пойти в ресторан.
Выяснить, какое у неё настроение и от этого предложить ресторан, как будто мне эта идея только что пришла в голову.
Решить окончательно в процессе переговоров, куда пойдём.
Позвонить в этот ресторан, заказать столик и цветы.
Позвонить в другие рестораны, снять заказ.
Это проект. Какие-то его шаги можно превратить в приказы и делегировать кому-то другому (секретарю, например). Например, приказ может быть таким: «Позвонить в ресторан „Эль Гаучо“ и заказать столик у окна к 22.00. На него надо будет поставить желтые розы и свечи». Но этот приказ не взят с потолка, он является частью проекта, который является частью программы. А программа позволяет достичь цель, реализовав все части стратегического плана. Это очень не сложно.

Вы видите, как шаги программы вытекают один из другого? Если пропустить первые шаги, последние могут «не получиться». Таким образом, составляя программу, надо учесть все возможные остановки, тогда «удары судьбы» можно будет свести к минимуму.

Менеджером этого проекта, разумеется, буду я сам (данный проект я просто не смогу кому-то другому поручить). Но что касается производственных проектов, то после их разработки они вполне годны для делегирования.

Мы для простоты рассматривали очень короткую цель, которая требует очень короткого плана. А если вы возьмёте цель как минимум на год (или больше), которая охватывает большее количество людей и требует более серьёзных вложений, то вы оцените всю красоту данной системы. Но для того, чтобы она действительно сработала, нужно знать ещё несколько моментов.

У Л. Рона Хаббарда есть шкала из 10 пунктов, которая охватывает всё планирование и всё администрирование. Все они должны быть согласованы между собой и основываться друг на друге. Называется «Административная шкала Рона Хаббарда». Вот она:

Цель

Замысел

Оргполитика

Планы

Программы

Проекты

Проказы

Идеальная картина

Статистика

Ценный конечный продукт

Сейчас лучше понятно, как согласуются цели, планы, программы, проекты и приказы? На самом деле для гарантированной реализации большой цели нужно, чтобы все части этой шкалы были согласованы между собой.

Также у Рона Хаббарда есть двенадцать правил составления программ. Эти правила должны учитываться для того, чтобы программа не дала вдруг осечку. Вот они, цитирую:

Правило первое: любая идея, даже если её плохо исполняют, лучше, чем полное отсутствие идеи.
Правило второе: чтобы программа была эффективной, её следует выполнять.
Правило третье: программа, запущенная в действие, нуждается в руководстве.
Правило четвёртое: программа, руководство которой не осуществляется, потерпит неудачу, и лучше её не выполнять вообще. Если у вас нет времени, чтобы руководитель ей, не делайте её. Приложите больше усилий к выполнению существующих программ, поскольку та потерпит полную неудачу.
Правило пятое: любая программа нуждается в финансировании. Позаботьтесь об источниках финансирования, прежде чем вы откроете пальбу из всех орудий. Либо вы должны иметь очень твёрдые гарантии того, что программа сама обеспечит своё финансирование, прежде, чем вы её выполните.
Правило шестое: программа требует внимания со стороны кого-либо. Программа, которой никто не занимается, будучи «общим детищем», становится «малолетним правонарушителем».
Правило седьмое: Самая лучшая программа — это программа, которая охватывает максимальное число динамик и приносит наибольшее благо по наибольшему числу динамик. (Динамика — это стремление к выживанию в определённой сфере жизни. Существует восемь динамик: первая — это динамика самого себя; вторая — динамика секса и семьи; третья — групп; четвёртая — человечества; пятая — всех форм жизни; шестая — физической вселенной; седьмая — духа и духовных существ и восьмая — динамика Верховного Существа или бесконечности. Динамики охватывают все цели человека, направленные на выживание, и всё, ради чего человек выживает).
Правило восьмое: программы должны финансировать себя сами.
Правило девятое: программы должны ПРИВЛЕКАТЬ всё больший и больший интерес и получать поддержку благодаря тому, что они сами привлекают интерес, иначе они никогда не будут приводить к расширению.
Правило десятое: программа плохая, если она мешает другим программам, которые уже показали себя успешными, или отвлекает сотрудников или партнёров от выполнения ими того, что помогает успешно выполнять другие программы.
Правило одиннадцатое: затраты на программу никогда не должны превышать ту сумму, которую возместят поступления от одного клиента.
Правило двенадцатое: никогда не позволяйте, чтобы новая программа препятствовала успеху той, что уже выполняется заведённым порядком, или чтобы она сокращала доход от этой программы.

Используя эти правила можно проверить любую программу или проект на жизнеспособность и довести их до конца.

Если вы при составлении программ не забываете учесть все ресурсы, учесть вопросы, связанные с людьми (кто, как, используя какие линии коммуникации будет что-то выполнять), не забывая поддерживать в действии вещи, без которых программа потерпит провал, учитываете результаты исследований и ведёте статистику — ваш успех гарантирован. Это не значит, что по-другому вы не достигнете успеха. Но не значит и обратного.

Вот типы задач, которые надо учесть при «программировании» плана (составлении программы по реализации стратегии).

Первоочередные задачи: этот тип задач имеет отношение к вопросам персонала, организации процесса и коммуникации. Все подобные задачи ставят в начало программы. Например: «Принять нового начальника производства в штат».

Жизненно-важные задачи: это что-то, что необходимо сделать, для того, чтобы вообще можно было работать. Вы определяете, что это на основании инспекций и исследований. Например: «Ни при каких обстоятельствах не задерживать оплату поставщикам».

Условные задачи: это задачи определяющие условие, например «если — то». Так же сюда относятся задачи по исследованиям и по предварительному сбору информации. Этот тип задач может встречаться в любом месте программы. Пример: «Прежде, чем издавать рекламу, надо провести опросы и составить медиаплан и сам рекламный материал на их основе. После получения результатов опросов составить отдельный проект».

Рабочие задачи: это задачи, которые определяют направления действий, расписание мероприятий, графики работ. Данный тип задач составляет основное тело программы. Пример: «Получить оплаченный груз на таможне в среду вечером».

Производственные задачи: это задачи, которые устанавливают количества. Они будут реальными только при условии постановки остальных типов задач. Например: «До конца месяца продать основных услуг на 1 000 000 долларов».

Это основное, что требуется знать для составления работоспособных программ. При условии, что план был написан умным человеком.

Ваши цели достижимы.