Эффективные взаимодействия
Тема взаимодействий между партнерами, сотрудниками, различными отделами и департаментами может показаться довольно избитой, однако давайте смахнем с нее пыль и тщательно рассмотрим. Попробуем по достоинству оценить всю важность взаимодействий и извлечь максимальную пользу от применения того, о чем пойдет речь.
Существуют компании, которые строят огромные объекты федерального значения, улучшающие жизнь огромного количества людей. Например, построенные дороги повышают экономические показатели огромного количества экономических субъектов нашей страны. В связи с этим крупные ошибки во взаимодействиях с заказчиком, субподрядными организациями, поставщиками дорожных материалов, а в первую очередь внутри строительных компаний могут привести к потерям и, в итоге, к невыполнению бюджетов других коммерческих предприятий, а также городов и целых регионов.
Давайте для начала рассмотрим, из каких элементов состоят взаимодействия.
Первый и самый важный элемент – действующие лица. Взаимодействие осуществляется в интересах конкретных людей или на благо подразделений, которые каждый из них представляет. Каждая сторона в таком случае выступает в определенной роли. Сотрудника, которому требуется что-то получить, назовем «заказчиком». Другая сторона, соответственно, будет называться «исполнителем» и должна предоставить то, что требуется «заказчику». Это простой вариант. Сложным вариантом является ситуация, когда у нас больше двух заинтересованных сторон: три, пять или более. В таком случае нужно определить, кто является «заказчиками», а кто «исполнителями». «Заказчиков» может быть несколько. Например, ежедневный отчет менеджера по продажам требуется и руководителю отдела продаж и, для информации, коммерческому директору. В случае наличия нескольких «заказчиков» также важно определить главного «заказчика», который будет отвечать за весь процесс взаимодействия и за достижение требуемых результатов.
Следующим элементом является результат взаимодействия. Важно достаточно подробно оговорить, что именно и в каком виде требуется «заказчику». Потраченное на это время позволит сэкономить в будущем десятки часов, тысячи нервных клеток и возможно миллионы рублей. Важность правильного формулирования результата иллюстрирует один интересный случай, произошедший в Торонто в 20 веке. В первой половине 20 века скончался адвокат, живший в Торонто. Звали его Чарльз Миллар. Незадолго до своей смерти он составил завещание, согласно которому часть своих денег (свыше 500 000$) завещал жительнице Торонто, которая родит больше всех детей в течение 10 лет со дня его смерти. Надо отметить, что Миллар всю свою жизнь посвятил работе и не успел обзавестись детьми. Это и его подтолкнуло составить завещание именно таким образом. В течение десяти лет некоторое число адвокатов пытались оспорить текст и условия его завещания, но безуспешно, так как Чарльз, в самом деле, был блестящим адвокатом и сформулировал условия передачи наследства четко и недвусмысленно. По истечении десяти лет, выяснилось, что две женщины родили по девять детей и наследство Миллара поделили поровну между ними. Надо отметить, что эти события происходили во времена Великой Депрессии. Чарльзу Миллару при помощи четкой формулировки результата и условий удалось таким оригинальным образом поднять рождаемость в Торонто в столь непростое для Америки время.
Другим важным элементом являются временные рамки. К определенной дате или в оговоренное время «исполнитель» должен выполнить свои обязательства перед «заказчиком». Весьма важно вовремя исполнять свои договоренности в обозначенный временной период, последствия срыва сроков не всегда осознаваемы и порой трудности оценить возможные последствия. Лучше перестраховаться и заложить дополнительное время на случай форс-мажора.
Взаимодействия нельзя назвать эффективными, если каждая сторона будет «играть по своим правилам». Присутствие нескольких сторон как раз таки и делает необходимым наличие понятных для всех правил игры. Пример правила: «исполнитель» должен в течение часа уведомить «заказчика» об обстоятельствах, которые не позволят ему предоставить то, что было обещано вовремя, в необходимом объеме или требуемом качестве, а также выработать и предложить оптимальное решение для этой ситуации. Естественно, при определенных обстоятельствах необходимо действовать подобным образом, это поможет избежать большого количества проблем.
Процесс взаимодействия или порядок того, как будут осуществляться взаимодействия, не менее важен, чем остальные элементы. В самом простом варианте, этот процесс крайне прост: «исполнитель» передает «заказчику» то, что требуется. Однако если во взаимодействие вовлечено три, пять или более сторон, тогда требуется спланировать результаты, которые ожидаются на каждом шаге взаимодействия и распределить полномочия, которыми будет обладать каждая сторона. Примером таких взаимодействий служит процесс согласования договора несколькими службами. При отсутствии разграничения полномочий каждая служба может начать «тянуть одеяло на себя», выдвигать требования. Это может значительно снизить эффективность согласования и увеличить требуемое для этого время. Например, ряд служб могут захотеть согласовывать договор только после согласования остальными службами. Оправдано ли такое требование? В данном случае гораздо эффективнее задать процесс взаимодействия и распределить зоны ответственности каждого из участников.
Подведем итог, взаимодействия являются важной частью совместной деятельности людей. Важно определить, кто будет «заказчиком» и кто «исполнителем». Далее, крайне важно четко определить: результат взаимодействия, в какой момент он будет передан, кому и в каком виде. Не менее важно определить по каким правилам будут осуществляться взаимодействия и добиться, чтобы все действующие лица согласились их соблюдать. Внимательно отнеситесь к достигнутым договоренностям касательно сроков, назначьте дату и время исходя из того, что что-то может пойти не по плану.
Постарайтесь как можно быстрее начать использовать эти простые советы, чтобы повысить эффективность взаимодействий с друзьями и коллегами по работе. Желаю успехов и больших достижений!
"Ощущение надежности и безопасности положения отсутствует, когда нет знания".
(Л. Рон Хаббард)
Автор Верухин Евгений