Искусство управления временем для руководителя
«Быть компетентным, означает быть способным контролировать и управлять тем, что есть в окружении, и самим окружением»,- философ Л. Рон Хаббард.Тайм-менеджмент или искусство управления временем. Как руководителю эффективно распоряжаться своим временем? Как достичь максимальных результатов за отведенное время?
Есть несколько способов, как этого достичь.
Первый: использовать личного помощника. Отличный способ. Помощник будет помогать вам решать рутинные вопросы: следить за календарем, помогать с решением личных вопросов, помогать организовывать совещания, вести протоколы, оказывать трэвел-сопровождение и т. д.
Второй: использовать календарь встреч. По сути это инструмент планирования. Функция календаря встреч встроена в Microsoft Exchange. Ей очень удобно пользоваться. Например, можно отправить приглашение, чтобы участники встречи могли подтвердить своё присутствие. За несколько минут до начала встречи программа разошлёт всем участникам напоминание. Запланированные встречи синхронизируются с календарём смартфона, что также удобно.
Третий: вести списки задач. Хороший инструмент для этого – веб-сервис Trello. Позволяет составлять различные списки задач, каждая из них является карточкой, которую можно перемещать слева направо, чтобы изменить статус задачи.
Четвертый: подготовка ко встрече или совещанию. Подготовленная встреча решает массу проблем и экономит кучу времени. Подготовка включается в себя: формирование и согласование повестки совещания, подготовка необходимых для обсуждения материалов, подтверждение присутствия частников на встрече, заблаговременную отправку этих материалов участникам для ознакомления, подготовку необходимого оборудования, канцтоваров и т.д.
Пятый: ведение протокола совещания. По итогам совещания должны быть приняты необходимые решения, сформулированы и зафиксированы в протоколе задачи, назначены ответственные лица и, при необходимости, соисполнители.
Шестой: контроль исполнения задач. В идеале помощник должен заниматься этим вопросом. По сути это технический вопрос, однако, последствия невыполнения задач могут стать поистине катастрофическими, поэтому помощник поможет с контролем исполнения задач подчиненных.
Седьмой: воспитание ответственности. Приучайте подчиненных к тому, чтобы они самостоятельно справлялись со своими обязанностями, достигали требуемых результатов, обеспечьте непрерывное их обучение. Наверное, это будет последним пунктом, но он один из самых важных. Ведь, в конечно счёте, некомпетентность подчиненных будет ударять по вам.
Автор: Евгений Верухин, бизнес-аналитик